Retención sobre salarios: los dos procedimientos y cuál conviene

El procedimiento del artículo 385 del Estatuto Tributario es el directo: se toma el pago gravable del mes, se depura conforme al artículo 388 y sobre el resultado se aplica la tabla del artículo 383, que está expresada en UVT.

Su virtud es que refleja el mes: si un mes se gana más, se retiene más; si se gana menos, se retiene menos o no se retiene.

Su inconveniente aparece con los ingresos variables. Un mes con prima, bonificación o comisiones altas puede empujar la base a un tramo superior de la tabla y producir una retención desproporcionada respecto del ingreso anual real del trabajador.

Ese exceso no se pierde: se recupera al declarar, como saldo a favor. Pero durante el año el trabajador vio menos dinero del que le correspondía.

La tabla del artículo 383 es MENSUAL. Conviene insistir porque es el error más común al intentar verificar una retención: aplicarla a un ingreso anual produce un número plausible y varias veces mayor que el correcto. Para el impuesto anual la tabla es la del artículo 241.

El artículo 386 del Estatuto Tributario ofrece un sistema alternativo: el retenedor calcula en junio y en diciembre un porcentaje fijo de retención, a partir del promedio de los pagos gravables de los doce meses anteriores, y aplica ese porcentaje a la base de cada mes del semestre siguiente.

La diferencia con el procedimiento 1 es de suavizado. Como el porcentaje se calcula sobre un promedio anual, un mes atípico no dispara la retención de ese mes: se reparte a lo largo del semestre.

Eso lo hace preferible para quien tiene ingresos variables —comisionistas, trabajadores con bonificaciones significativas, quienes reciben pagos irregulares— porque evita el efecto de picos.

Dos precisiones operativas.

El cálculo del porcentaje fijo se hace en los meses que la norma señala, y rige para el semestre siguiente. No se recalcula cada mes.

Y el parágrafo 1 del artículo 387 aclara que las deducciones procedentes se tienen en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo semestral como para determinar la base sometida a retención. Es decir, las deducciones operan en los dos momentos.

La elección entre los dos procedimientos la hace el agente retenedor, y no es una decisión que se tome mes a mes.

El procedimiento 2 exige el cálculo semestral del porcentaje fijo, de modo que su aplicación está atada al semestre. Cambiar de procedimiento a mitad produce un tratamiento inconsistente y complica la conciliación de fin de año.

La práctica razonable es definir el procedimiento por trabajador o por grupo de trabajadores según la naturaleza de su remuneración, y mantenerlo.

Para un salario fijo, los dos procedimientos dan prácticamente lo mismo, y el 1 es más simple de administrar.

Para remuneración variable, el 2 suele producir menos distorsión y menos saldos a favor al final del año.

Y conviene recordar que ninguno de los dos altera el impuesto del año: solo cambia el ritmo al que se anticipa. La diferencia entre uno y otro es de flujo de caja del trabajador, no de carga tributaria.

Ninguno de los dos procedimientos aplica la tabla al salario bruto. El artículo 388 del Estatuto Tributario fija la depuración de la base.

Se restan primero los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, entre ellos los aportes obligatorios a salud y pensión de los artículos 55 y 56.

Se restan después las deducciones del artículo 387 —intereses de vivienda, pagos por salud hasta 16 UVT mensuales, dependientes hasta el 10 % de los ingresos brutos laborales del mes con tope de 32 UVT— y las rentas exentas, entre ellas el 25 % del numeral 10 del artículo 206.

Con el límite conjunto: la suma de deducciones y rentas exentas no puede superar el 40 % del resultado de restar del pago los ingresos no constitutivos imputables.

Y con la excepción expresa del propio artículo 388: esa limitación no aplica al pago de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, sobrevivientes y riesgos profesionales, ni a las indemnizaciones sustitutivas ni a las devoluciones de ahorro pensional.

Es la misma arquitectura del artículo 336, aplicada mes a mes. Por eso, si todo se aplicó bien, el impuesto anual debería parecerse a la suma de lo retenido.

Cuando la suma de lo retenido difiere mucho del impuesto anual, hay tres causas habituales y todas tienen explicación.

El trabajador no entregó los certificados de sus deducciones. Sin ellos el empleador no puede aplicarlas —responde por lo que deja de retener, según el artículo 370— y el trabajador paga de más durante el año. El resultado es saldo a favor al declarar.

Hubo varios pagadores. Cada uno retiene sobre lo que él paga, sin conocer el resto. La suma de las retenciones puede quedar por debajo del impuesto que corresponde al ingreso total, y aparece un impuesto a pagar en agosto.

Se depuró mal la base durante el año, típicamente calculando el 25 % del numeral 10 del artículo 206 sobre el bruto en lugar de sobre el ingreso ya depurado.

A eso se suma una cuarta causa estructural: las deducciones del artículo 387 operan con topes MENSUALES, mientras que el artículo 336 opera con topes ANUALES. La equivalencia entre ambos no es exacta.

De ahí que una diferencia moderada sea normal, y solo una diferencia grande merezca revisión.