Los requisitos de la factura y cuáles la invalidan como soporte

El artículo 617, en la versión de la Ley 223 de 1995, establece que la expedición de la factura consiste en ENTREGAR EL ORIGINAL de la misma, con el lleno de los requisitos que enumera.

a) Estar denominada expresamente como FACTURA DE VENTA.

b) Apellidos y nombre o razón social y NIT DEL VENDEDOR o de quien presta el servicio.

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT DEL ADQUIRENTE de los bienes o servicios, junto con la DISCRIMINACIÓN DEL IVA PAGADO, según la modificación de la Ley 788 de 2002.

d) Llevar un NÚMERO que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e) FECHA de su expedición.

f) DESCRIPCIÓN específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g) VALOR TOTAL de la operación.

h) Nombre o razón social y NIT del IMPRESOR de la factura.

i) Indicar la CALIDAD DE RETENEDOR del impuesto sobre las ventas.

El artículo añade una regla de impresión previa para los literales a), b), d) y h), y precisa que cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos esos requisitos de impresión previa.

En el sistema de facturación electrónica del artículo 616-1, esos requisitos se cumplen a través de la validación y los mecanismos técnicos que la DIAN establece.

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario, adicionado por la Ley 383 de 1997, es el que traduce los requisitos formales en consecuencias económicas.

Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los LITERALES b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618.

Quedan fuera de esa exigencia los literales a), h) e i): la denominación, el NIT del impresor y la indicación de la calidad de retenedor. Su ausencia puede tener consecuencias sancionatorias para quien expide, pero no impide al comprador tomar el costo o el descontable.

Para los DOCUMENTOS EQUIVALENTES la exigencia es menor: deberán cumplirse los requisitos de los literales b), d), e) y g) del artículo 617. Es decir, vendedor, numeración, fecha y valor total.

Y el parágrafo suaviza uno de ellos: en lo referente al cumplimiento del literal d) para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, BASTARÁ QUE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE CONTENGA LA CORRESPONDIENTE NUMERACIÓN.

Saber qué literales importan cambia la conversación con un proveedor: una factura sin la denominación expresa es subsanable sin urgencia; una sin el NIT del adquirente o sin la discriminación del IVA hay que corregirla antes de declarar.

El parágrafo 2 del artículo 771-2, adicionado por la Ley 1819 de 2016, resuelve un problema clásico de cierre de año y es de los textos menos citados y más útiles.

Sin perjuicio de lo establecido en el artículo, los COSTOS Y DEDUCCIONES EFECTIVAMENTE REALIZADOS durante el año o periodo gravable SERÁN ACEPTADOS FISCALMENTE, ASÍ LA FACTURA de venta o documento equivalente TENGA FECHA DEL AÑO O PERIODO SIGUIENTE, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o periodo gravable.

Es decir: el servicio prestado en diciembre y facturado en enero se deduce en el año en que se prestó.

La condición está en la última frase: hay que ACREDITAR la prestación del servicio o la venta del bien en el año gravable. La factura tardía no basta por sí sola; hace falta la prueba de cuándo ocurrió la operación —el contrato, el acta de entrega, la orden de servicio, el registro de recepción—.

De ahí una práctica de cierre que ahorra discusiones: documentar en diciembre lo recibido y pendiente de facturar, con soporte de la fecha real de la operación.

Y conviene no confundir esta regla con la oportunidad del IVA descontable del artículo 496, que tiene su propio plazo y su propia lógica: una factura puede ser deducible en renta por el año de la operación y, a la vez, tener un plazo distinto para su descontable en IVA.

El artículo 771-2 prevé el caso en que la operación no está soportada en factura porque el vendedor no está obligado a expedirla.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables DEBERÁ CUMPLIR LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE EL GOBIERNO NACIONAL ESTABLEZCA.

Esa remisión es el fundamento del DOCUMENTO SOPORTE en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, cuyos requisitos, formato y transmisión regula la DIAN y que hace parte del sistema de facturación del artículo 616-1.

La consecuencia práctica es que la ausencia de factura no impide deducir, pero obliga a generar el soporte, con sus datos y su transmisión. Lo que no sirve es no tener documento alguno, ni un comprobante interno sin los requisitos exigidos.

El artículo 616-1 añade una condición para las operaciones A CRÉDITO en factura electrónica: el adquirente debe confirmar mediante mensaje electrónico el recibido de la factura Y el recibido de los bienes o servicios. Cuando esos mensajes se remiten, la factura electrónica SE CONSTITUYE EN SOPORTE de costos, deducciones e impuestos descontables.

Es un requisito que recae en el COMPRADOR y que se descubre tarde: no confirmar el recibido puede comprometer el soporte de una compra impecable en todo lo demás.

Revisar la factura al recibirla cuesta un minuto; corregirla meses después, cuando el proveedor ya no responde, cuesta el costo y el descontable.

La comprobación mínima son los seis literales del artículo 771-2.

QUE IDENTIFIQUE AL VENDEDOR con nombre o razón social y NIT.

QUE IDENTIFIQUE AL ADQUIRENTE —a la empresa, no a la persona que hizo la compra— con su NIT, y que DISCRIMINE EL IVA pagado.

QUE TENGA NUMERACIÓN.

QUE TENGA FECHA de expedición.

QUE DESCRIBA lo vendido o el servicio prestado, de forma específica o genérica.

QUE INDIQUE EL VALOR TOTAL de la operación.

A eso se añaden dos comprobaciones del sistema electrónico: que la factura haya sido validada y entregada, y que, si la operación es a crédito, se hayan remitido los mensajes de confirmación de recibido.

Y conviene recordar que exigir la factura no es opcional para el comprador: el artículo 618 obliga a los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios a exigir las facturas o documentos equivalentes y a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración debidamente comisionados así lo requieran.