Quién debe facturar y qué documento equivale a la factura
El artículo 615 del Estatuto Tributario obliga a expedir factura a todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera. El artículo 616-2 enumera los casos en que no se requiere factura, y el 616-1 regula los documentos equivalentes y el documento soporte en adquisiciones a no obligados.
Actualizada el 29 de agosto de 2026 Norma: E.T. art. 615 · E.T. art. 616-1 · E.T. art. 616-2
El artículo 615 del Estatuto Tributario define la obligación con una fórmula amplia: para efectos tributarios, TODAS las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente y conservar copia por cada una de las operaciones que realicen.
Y añade la precisión que cierra la discusión más común: INDEPENDIENTEMENTE DE SU CALIDAD DE CONTRIBUYENTES O NO CONTRIBUYENTES de los impuestos administrados por la DIAN.
No ser contribuyente no releva de facturar.
El artículo 618, por su parte, pone una obligación simétrica en el comprador: los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados A EXIGIR las facturas o documentos equivalentes, y a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración debidamente comisionados así lo requieran.
Normas que desarrolla esta guía
- E.T. art. 615
- E.T. art. 616-1
- E.T. art. 616-2
- E.T. art. 617
Quién debe facturar
El artículo 615 identifica cuatro sujetos obligados por su actividad.
Quienes tengan la calidad de COMERCIANTES.
Quienes ejerzan PROFESIONES LIBERALES o presten servicios inherentes a estas.
Quienes ENAJENEN BIENES PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD AGRÍCOLA O GANADERA.
Y, por remisión del sistema, quienes la norma reglamentaria determine.
La obligación tiene dos componentes: EXPEDIR la factura o documento equivalente y CONSERVAR COPIA por cada operación. El segundo se olvida con frecuencia y es el que sostiene la prueba en una verificación.
El mismo artículo resuelve el caso de las máquinas registradoras: para quienes las utilicen, el documento equivalente será el TIQUETE expedido por esta. Y su parágrafo añade un documento equivalente singular: la boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica.
El parágrafo 2, adicionado por la Ley 223 de 1995, incorpora una obligación distinta pero conexa: quienes tengan la calidad de agentes de retención de IVA deberán expedir un CERTIFICADO BIMESTRAL que cumpla los requisitos del artículo 381, y a solicitud del beneficiario del pago, un certificado por cada retención efectuada con las mismas especificaciones.
Y el artículo 618 cierra el círculo del lado del comprador: exigir la factura no es una recomendación, es una obligación legal.
Fundamento: E.T. art. 615 · E.T. art. 618
El sistema de facturación del artículo 616-1
El artículo 616-1, en la versión de la Ley 2155 de 2021, define un concepto más amplio que la factura: el SISTEMA DE FACTURACIÓN, que comprende la factura de venta, los documentos equivalentes y todos los documentos electrónicos que determine la DIAN y que puedan servir para el control, como soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras, o de los trámites que se adelanten ante ella.
Sobre la equivalencia entre soportes, el artículo es preciso: la factura de venta DE TALONARIO O DE PAPEL y la FACTURA ELECTRÓNICA de venta se consideran para todos los efectos como una factura de venta. Pero la de talonario o papel SOLO TENDRÁ VALIDEZ en los casos en que el obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente.
Y define cuándo existe la factura electrónica: todas deben ser VALIDADAS previamente a su expedición por la DIAN, y solo se entenderá expedida cuando sea validada Y ENTREGADA al adquirente.
El artículo prevé el fallo de la administración: cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa por razones tecnológicas atribuibles a la DIAN, el obligado puede expedir y entregar la factura sin validación previa, entendiéndose expedida con la entrega, y debe transmitirla dentro de las CUARENTA Y OCHO HORAS siguientes al momento en que se solucionen los inconvenientes.
En todos los casos, la responsabilidad de la entrega para validación y de la expedición y entrega al adquirente corresponde AL OBLIGADO A FACTURAR, no al proveedor tecnológico.
Fundamento: E.T. art. 616-1
El tiquete POS y sus dos límites
El parágrafo 2 del artículo 616-1 contiene la regla que más consecuencias tiene en el día a día de las empresas.
Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS NO OTORGAN DERECHO a impuestos descontables en el IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios PARA EL ADQUIRENTE.
Es decir, un tiquete POS no sirve como soporte fiscal de una compra empresarial.
El mismo parágrafo da la salida: los adquirentes PODRÁN SOLICITAR al obligado a expedir FACTURA DE VENTA cuando, en virtud de su actividad económica, tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.
De ahí la práctica que conviene instaurar: quien compra para la empresa pide factura en el momento, no después. Reconstruirlo semanas más tarde, con el tiquete y sin el vendedor delante, es mucho más difícil.
Y hay un segundo límite, este para quien expide: el tiquete POS lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar SIEMPRE QUE la venta del bien o prestación del servicio que se registre en él NO SUPERE CINCO UVT por cada documento equivalente, sin incluir el importe de ningún impuesto.
Por encima de esa cuantía no cabe el POS. Y en todo caso, sin perjuicio de que el adquirente exija la factura de venta, en cuyo caso deberá expedirse.
Fundamento: E.T. art. 616-1 par. 2
Cuándo no se requiere factura
El artículo 616-2 del Estatuto Tributario enumera casos en que no se requiere la expedición de factura, entre ellos las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial, y los demás casos que señale el Gobierno Nacional.
El texto del artículo conserva referencias a categorías y cuantías de normas ya superadas —el «régimen simplificado» fue sustituido por la figura de los NO RESPONSABLES, y las cifras en pesos provienen de decretos antiguos—, de modo que su alcance concreto hoy se lee junto con la reglamentación vigente sobre no obligados a facturar.
Lo importante es qué pasa con el soporte cuando no hay factura.
El artículo 771-2 lo resuelve: cuando NO EXISTA LA OBLIGACIÓN de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables deberá cumplir los REQUISITOS MÍNIMOS QUE EL GOBIERNO NACIONAL ESTABLEZCA.
Es el fundamento del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, cuyos requisitos y forma de transmisión están en la reglamentación de la DIAN, y que forma parte del sistema de facturación del artículo 616-1.
De modo que comprarle a alguien que no está obligado a facturar no impide deducir: obliga a generar el soporte correcto. Lo que no sirve es no tener ningún documento.
Fundamento: E.T. art. 616-2 · E.T. art. 771-2
Qué sanción corresponde a cada falla
El artículo 616-1 asigna una sanción distinta a cada tipo de incumplimiento, y conviene distinguirlas porque su magnitud es muy diferente.
La NO TRANSMISIÓN EN DEBIDA FORMA de los documentos del sistema de facturación da lugar —salvo que exista sanción específica— a la sanción del artículo 651, la de no enviar información, que se calcula sobre las sumas involucradas.
La EXPEDICIÓN SIN LOS REQUISITOS establecidos da lugar a la sanción del artículo 652.
Y la NO EXPEDICIÓN de los documentos que hacen parte del sistema de facturación da lugar a la sanción del artículo 652-1.
Esa gradación explica por qué un problema técnico de transmisión puede resultar tan caro: la remisión al artículo 651 lleva la base al volumen de las operaciones, no al número de documentos.
El artículo añade además una advertencia que conviene tener presente: la validación de las facturas electrónicas NO EXCLUYE las amplias facultades de fiscalización y control de la administración. Que una factura haya sido validada no significa que la operación esté aceptada.
Y para operaciones a crédito, el artículo exige un paso adicional: el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura y de los bienes o servicios mediante mensaje electrónico. Cuando esos mensajes se remiten, la factura electrónica se constituye en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Fundamento: E.T. art. 616-1 · E.T. art. 651 · E.T. art. 652 · E.T. art. 652-1
Preguntas frecuentes
- ¿Estoy obligado a expedir factura?
- El artículo 615 del Estatuto Tributario obliga a todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, a expedir factura o documento equivalente y conservar copia de cada operación, «independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes».
- ¿Un tiquete POS me sirve para deducir una compra?
- No. El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario dispone que los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en IVA ni a costos y deducciones en renta para el adquirente. El mismo parágrafo permite solicitar factura de venta cuando por la actividad económica se tenga derecho a esos conceptos.
- ¿Hay un límite de valor para expedir tiquete POS?
- Sí. El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario permite expedirlo siempre que la venta del bien o prestación del servicio registrada en él no supere CINCO UVT por cada documento equivalente, sin incluir el importe de ningún impuesto, y sin perjuicio de que el adquirente exija la factura de venta.
- ¿Puedo seguir facturando en papel?
- Solo excepcionalmente. El artículo 616-1 del Estatuto Tributario dispone que la factura de talonario o de papel y la electrónica se consideran para todos los efectos como factura de venta, pero que la de talonario o papel «solo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente».
- Le compro a alguien que no está obligado a facturar, ¿pierdo la deducción?
- No, si genera el soporte correcto. El artículo 771-2 del Estatuto Tributario dispone que cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la transacción deberá cumplir los requisitos mínimos que establezca el Gobierno Nacional. Es el fundamento del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que forma parte del sistema de facturación.
- ¿Qué pasa si no transmito una factura electrónica a tiempo?
- El artículo 616-1 del Estatuto Tributario remite, salvo sanción específica, a la del artículo 651 —la de no enviar información— para la no transmisión en debida forma; a la del artículo 652 para la expedición sin los requisitos establecidos; y a la del 652-1 para la no expedición. La primera se calcula sobre las sumas involucradas, y por eso una falla de transmisión puede salir muy cara.
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Esta guía explica la norma vigente a la fecha de actualización y no sustituye al texto oficial ni constituye asesoría tributaria. El Estatuto Tributario se modifica en cada reforma, así que aplicarlo exige verificar qué versión regía para el año gravable de que se trate.