Quién puede entrar al Régimen Simple y quién queda excluido

El artículo 905 del Estatuto Tributario, en la versión de la Ley 2010 de 2019, exige reunir LA TOTALIDAD de las condiciones que enumera.

Que se trate de una PERSONA NATURAL QUE DESARROLLE UNA EMPRESA, o de una persona jurídica en la que sus socios, partícipes o accionistas sean personas naturales, nacionales o extranjeras, RESIDENTES EN COLOMBIA.

Que en el año gravable anterior se hubieren obtenido INGRESOS BRUTOS, ordinarios o extraordinarios, inferiores a 100.000 UVT, según la modificación del artículo 41 de la Ley 2155 de 2021. Para empresas o personas jurídicas nuevas, la inscripción está condicionada a que los ingresos del año no superen esos límites.

Y tres condiciones de CONSOLIDACIÓN que miran fuera de la empresa: si un socio persona natural tiene una o varias empresas o participa en varias sociedades inscritas en el Simple, los límites de ingresos se revisan de forma consolidada y en proporción a su participación; si tiene una participación superior al DIEZ POR CIENTO en sociedades NO inscritas en el Simple, igual; y si es GERENTE O ADMINISTRADOR de otras empresas, los límites se revisan consolidados con los de las que administra.

La sexta condición es formal pero bloqueante: contar con la inscripción en el RUT y con todos los mecanismos electrónicos de cumplimiento —firma electrónica y factura electrónica o documentos equivalentes electrónicos—, según la modificación de la Ley 2277 de 2022.

El parágrafo precisa que para consolidar los límites de los numerales 3, 4 y 5 se tendrán en cuenta ÚNICAMENTE los ingresos para efectos fiscales.

Las tres reglas de consolidación son la respuesta del legislador a una elusión previsible.

Sin ellas, un empresario cuyos ingresos superan el tope podría repartir su actividad entre varias sociedades, cada una por debajo del límite, y llevar todas al Simple.

Los numerales 3, 4 y 5 lo impiden mirando a la persona del SOCIO y no a la sociedad.

Si el socio participa en varias empresas inscritas en el Simple, los ingresos se suman en la proporción de su participación.

Si participa en más de un diez por ciento en sociedades que NO están en el Simple, esas también entran en la consolidación.

Y si simplemente ADMINISTRA otras empresas —sin ser socio— los ingresos de las administradas se consolidan con los suyos.

Esta última es la más amplia y la que sorprende: la condición de gerente o administrador basta, sin necesidad de participación en el capital.

La consecuencia práctica al evaluar la elegibilidad es que no basta con mirar los ingresos de la empresa que quiere inscribirse. Hay que mapear las participaciones y los cargos de administración de cada socio persona natural, y sumar en proporción. Es un ejercicio que conviene documentar, porque es exactamente lo que la administración va a reconstruir si revisa.

El artículo 906 del Estatuto Tributario enumera once supuestos de exclusión, y conviene leerlos por grupos.

POR EXTRANJERÍA O ESTRUCTURA: las personas jurídicas extranjeras o sus establecimientos permanentes; las personas naturales sin residencia en el país o sus establecimientos permanentes; las entidades que sean filiales, subsidiarias, agencias o sucursales de personas jurídicas nacionales o extranjeras o de extranjeros no residentes; y las sociedades que sean accionistas, suscriptores, partícipes, fideicomitentes o beneficiarios de otras sociedades o entidades legales, en Colombia o el exterior.

POR RELACIÓN LABORAL ENCUBIERTA: las personas naturales residentes que en el ejercicio de sus actividades configuren los elementos propios de un CONTRATO REALIDAD laboral o relación legal y reglamentaria; y las sociedades cuyos socios o administradores tengan en sustancia una relación laboral con el contratante, por tratarse de servicios personales prestados con habitualidad y subordinación.

POR ACTIVIDAD: las entidades financieras; y quienes se dediquen a microcrédito, gestión o intermediación en la venta o arrendamiento de activos y actividades que generen ingresos pasivos que representen un veinte por ciento o más de los ingresos brutos totales, factoring, asesoría financiera o estructuración de créditos, generación, transmisión, distribución o comercialización de energía eléctrica, fabricación, importación o comercialización de automóviles, importación de combustibles, y producción o comercialización de armas de fuego, municiones, pólvoras, explosivos y detonantes.

Y DOS SUPUESTOS ADICIONALES: quienes desarrollen simultáneamente una de esas actividades y otra diferente; y las sociedades resultantes de la segregación, división o escisión de un negocio ocurrida en los CINCO AÑOS anteriores a la solicitud de inscripción.

El numeral 11, adicionado por la Ley 2277 de 2022, excluye a quienes desarrollen las actividades CIIU 4665, 3830 y 3811 con utilidades netas superiores al tres por ciento del ingreso bruto.

El numeral 3 del artículo 906 merece una sección propia porque afecta a un perfil muy común: el prestador de servicios personales con un único contratante.

Excluye del Simple a las personas naturales residentes que en el ejercicio de sus actividades CONFIGUREN LOS ELEMENTOS PROPIOS DE UN CONTRATO REALIDAD laboral, o de una relación legal y reglamentaria, de acuerdo con las normas vigentes.

Y añade una frase de gran alcance procesal: la DIAN NO REQUERIRÁ PRONUNCIAMIENTO de otra autoridad judicial o administrativa para el efecto.

Es decir, la administración tributaria puede apreciar por sí misma que existe subordinación, sin esperar a que un juez laboral lo declare.

El numeral 4 cierra la vía de interponer una sociedad: excluye a las sociedades cuyos socios o administradores tengan en sustancia una relación laboral con el contratante, por tratarse de servicios personales prestados con HABITUALIDAD y SUBORDINACIÓN.

Las dos palabras subrayadas son los elementos que la jurisprudencia laboral usa para identificar el contrato de trabajo, y aquí operan como criterio tributario.

De modo que la pregunta que conviene hacerse antes de inscribirse no es si se firmó un contrato de prestación de servicios, sino si en la práctica hay horario, instrucciones, exclusividad y dependencia. Si los hay, el Simple no es la vía y forzarlo expone a un rechazo con efectos retroactivos.

El artículo 909 del Estatuto Tributario, con la modificación de la Ley 2155 de 2021, fija cómo y cuándo se entra.

Quienes ya cuenten con inscripción en el RUT deben hacerlo mediante la ACTUALIZACIÓN en ese mecanismo de la responsabilidad como contribuyentes del SIMPLE, HASTA EL ÚLTIMO DÍA HÁBIL DEL MES DE FEBRERO del año gravable para el que ejercen la opción.

Quienes se inscriban POR PRIMERA VEZ en el RUT podrán hacerlo EN CUALQUIER TIEMPO, siempre que indiquen en el formulario de inscripción su intención de acogerse al régimen. El parágrafo lo confirma para quienes inicien actividades en el año gravable.

Una vez ejercida, la opción DEBE MANTENERSE para ese año gravable. No se puede abandonar a mitad de año.

Y para volver al ordinario el año siguiente hay otro plazo, distinto y anterior: antes del último día hábil del mes de ENERO del año gravable para el que se ejerce esa opción.

Esas dos fechas —enero para salir, febrero para entrar— son las que hay que tener en el calendario. Dejar pasar la de febrero significa quedarse en el ordinario todo el año por omisión, sin que ninguna decisión se haya tomado de forma consciente.

El artículo añade que quienes se inscriban en el Simple NO estarán sometidos al régimen ordinario del impuesto sobre la renta por el respectivo año gravable, y que la DIAN podrá establecer mecanismos simplificados de renovación de la inscripción en el RUT.