Las cuatro obligaciones del agente retenedor

El artículo 375 del Estatuto Tributario impone a los agentes la obligación de efectuar la retención o percepción del tributo.

El artículo 376 les impone consignar lo retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale el Gobierno nacional.

Son dos obligaciones distintas y su incumplimiento tiene consecuencias distintas.

No retener activa el artículo 370: el agente responde por la suma que estaba obligado a retener, con derecho de reembolso contra el contribuyente pero asumiendo él las sanciones, que son de su exclusiva responsabilidad.

No consignar lo retenido es más grave desde otra perspectiva: se trata de dineros de terceros que el agente recaudó a nombre del Estado. Además de las consecuencias tributarias, la retención de esos valores está prevista como conducta punible en la legislación penal colombiana cuando concurren los elementos que esa normativa exige.

Esa diferencia entre no retener —un error— y retener y no consignar —una apropiación de dineros ajenos— es la que conviene tener presente cuando hay tensión de caja.

La declaración mensual de retenciones se presenta en los plazos del decreto anual, repartidos por el último dígito del NIT.

Y el artículo 580-1 del Estatuto Tributario establece la consecuencia que hace única a esta declaración: no producirá efecto legal alguno la declaración de retención en la fuente que se presente sin pago total.

Las implicaciones son mayores de lo que parece.

La sanción por extemporaneidad del artículo 641 se cuenta desde el vencimiento original, no desde el momento en que se corrige la situación. Los meses transcurridos entre la presentación ineficaz y el pago efectivo cuentan todos.

En el resto de declaraciones la recomendación práctica ante falta de liquidez es presentar aunque no se pueda pagar, porque la sanción deja de crecer. Aquí esa recomendación no aplica.

El mismo artículo prevé supuestos en los que la declaración produce efectos pese a presentarse sin pago, en las condiciones que la norma señala, y conviene revisarlos antes de asumir el peor escenario.

Pero la regla general es clara: en retenciones, declarar y pagar son un solo acto.

La cuarta obligación es expedir los certificados, y funciona distinto según el concepto.

El artículo 378 del Estatuto Tributario obliga al agente a expedir ANUALMENTE al asalariado el certificado de ingresos y retenciones. Es una obligación que se cumple sin que nadie la pida.

El artículo 381 obliga a expedir certificado por conceptos distintos de los laborales, pero A SOLICITUD del beneficiario del pago.

Esa diferencia tiene una consecuencia práctica enorme para quien recibe honorarios, servicios, arrendamientos o rendimientos: el certificado no llega solo. Hay que pedirlo a cada pagador.

Y sin certificado, el beneficiario no puede acreditar la retención que le practicaron. El resultado es que paga dos veces el mismo impuesto: una vez cuando se lo retuvieron y otra al liquidar su declaración sin poder descontarlo.

Para el agente, expedir los certificados a tiempo no es solo cumplir una obligación: es lo que evita que sus proveedores le reclamen o le exijan reexpediciones cuando ya cambió el personal que llevaba la contabilidad.

El régimen sancionatorio del agente retenedor combina varias piezas.

La responsabilidad patrimonial del artículo 370 por la suma no retenida, con derecho de reembolso pero sin traslado de las sanciones.

La sanción por extemporaneidad del artículo 641 si la declaración se presenta tarde, con la particularidad del 580-1 que hace correr el plazo desde el vencimiento original cuando se presentó sin pago.

Los intereses de mora de los artículos 634 y 635 sobre lo consignado tarde, que corren por día calendario a la tasa de usura vigente menos dos puntos.

Y las sanciones por no expedir certificados o por expedirlos con errores, en los términos que el Estatuto establece.

Todas ellas admiten en principio las reducciones del artículo 640 por los principios de lesividad, proporcionalidad, gradualidad y favorabilidad, con sus condiciones de no reincidencia y de aceptación y pago.

La lección práctica es que el costo de un incumplimiento en retenciones rara vez es una sola cifra: se acumulan la suma no retenida, la sanción, los intereses y, en el caso del 580-1, el tiempo transcurrido.

Cuatro momentos ordenan el año de un agente de retención.

EN CADA PAGO: verificar si procede retener, con qué concepto, a qué tarifa y sobre qué base, y dejar constancia del criterio aplicado.

CADA MES: declarar y pagar en la fecha que corresponda al último dígito del NIT, en un solo acto por la regla del artículo 580-1. Y provisionar la caja del pago antes de presentar, no después.

EN ENERO: expedir los certificados de ingresos y retenciones del artículo 378 a los asalariados, dentro del plazo que fije la norma.

A LO LARGO DEL AÑO: atender las solicitudes de certificado del artículo 381 de los demás beneficiarios, idealmente sin esperar a que se acumulen.

Y una práctica que evita la mayoría de los problemas: conciliar mensualmente lo retenido en la contabilidad contra lo declarado y contra lo consignado. Las tres cifras deben coincidir, y cuando no coinciden es mucho más fácil encontrar la causa en el mes que doce meses después.