Cómo notifica la DIAN y desde cuándo corren los plazos

El artículo 565 del Estatuto Tributario establece que los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas deben notificarse DE MANERA ELECTRÓNICA, PERSONALMENTE o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada.

Para las providencias que DECIDEN RECURSOS fija una regla distinta: se notifican personalmente, o por EDICTO si el interesado no comparece dentro de los diez días siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de introducción al correo del aviso de citación. El edicto se fija en lugar público del despacho por diez días y debe contener la parte resolutiva del acto. También en este evento procede la notificación electrónica.

El parágrafo 1 fija la dirección: la notificación por correo se practica mediante entrega de copia del acto en la ÚLTIMA DIRECCIÓN INFORMADA en el RUT.

Y prevé el caso de no haberla informado: la administración puede notificar a la dirección que establezca mediante verificación directa o mediante guías telefónicas, directorios e información oficial, comercial o bancaria; y si no logra establecerla por ninguno de esos medios, por publicación en un periódico de circulación nacional.

De ahí la primera obligación práctica: mantener el RUT actualizado no es un formalismo, es lo que evita enterarse de un acto por un periódico.

El parágrafo 4 del artículo 565 explica cómo se activa este canal: todos los actos, incluidos los del proceso de cobro coactivo, se podrán notificar de manera electrónica SIEMPRE Y CUANDO el contribuyente haya informado un correo electrónico en el RUT, «con lo que se entiende haber manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente».

Informar el correo en el RUT es, por tanto, consentir la notificación electrónica.

El artículo 566-1 desarrolla el mecanismo. Una vez informada la dirección electrónica, TODOS los actos posteriores —cualquiera que sea la etapa del proceso— se notifican a esa dirección hasta que se informe de manera expresa el cambio.

Y fija la asimetría: la notificación se entiende surtida para todos los efectos legales en la fecha del ENVÍO, pero los términos del contribuyente para responder o impugnar comienzan a correr transcurridos CINCO DÍAS a partir de la ENTREGA del correo.

El artículo prevé también el fallo técnico: cuando el destinatario no pueda acceder al contenido por razones tecnológicas, deberá informarlo a la DIAN dentro de los TRES DÍAS siguientes a la entrega, para que se envíe nuevamente y por una sola vez. En todo caso la notificación se entiende surtida por la administración en la fecha del primer envío, sin perjuicio de que los términos del administrado corran a los cinco días desde la entrega efectiva.

Y si la notificación electrónica no es posible —por imposibilidad técnica de la administración o por causas atribuibles al contribuyente—, se surte conforme a los artículos 565 y 568.

El artículo 568 del Estatuto Tributario, en la versión del Decreto 19 de 2012, resuelve qué pasa cuando el correo se devuelve, y repite la misma asimetría de fechas.

Los actos enviados por correo que por cualquier razón sean devueltos se notifican MEDIANTE AVISO, con transcripción de la parte resolutiva del acto, en el portal web de la DIAN —que debe incluir mecanismos de búsqueda por número de identificación personal— y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la misma entidad.

Las dos fechas: la notificación se entiende surtida PARA EFECTOS DE LOS TÉRMINOS DE LA ADMINISTRACIÓN en la primera fecha de introducción al correo; pero PARA EL CONTRIBUYENTE el término para responder o impugnar se cuenta desde el DÍA HÁBIL SIGUIENTE a la publicación del aviso en el portal, o de la corrección de la notificación.

El artículo cierra con una salvedad importante: lo anterior NO se aplica cuando la devolución se produce por notificación a una dirección distinta de la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal.

Es decir, la notificación por aviso no sirve para sanear un error de dirección de la propia administración. El parágrafo 1 del artículo 565 lo confirma: cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta de la informada en el RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.

El artículo 569 del Estatuto Tributario describe la notificación personal, que sigue siendo la forma de las providencias que deciden recursos.

Se practica por funcionario de la administración en el DOMICILIO DEL INTERESADO, o en la oficina de Impuestos respectiva. En este último caso, cuando quien deba notificarse se presente a recibirla VOLUNTARIAMENTE, o se hubiere solicitado su comparecencia mediante citación.

El procedimiento es sencillo y su formalidad tiene una función probatoria: el funcionario encargado pondrá en conocimiento del interesado la providencia respectiva, ENTREGÁNDOLE UN EJEMPLAR, y a continuación de dicha providencia se hará constar LA FECHA de la respectiva entrega.

Esa constancia de fecha es la que fija el punto de partida del término, y por eso conviene verificarla en el momento de recibir: una fecha mal consignada desplaza todo el plazo.

El artículo 565 completa el cuadro para los recursos: si el interesado no comparece dentro de los diez días siguientes al día siguiente de la introducción al correo del aviso de citación, procede la notificación por edicto, que se fija por diez días en lugar público del despacho y contiene la parte resolutiva del acto.

Y el parágrafo 2 del artículo 565 fija la regla cuando hay apoderado: la notificación se surtirá a la dirección de correo físico o electrónico que ese apoderado tenga registrada en el RUT.

Con las reglas anteriores, contar bien un término exige responder cuatro preguntas en orden.

POR QUÉ VÍA se notificó: electrónica, personal, correo o aviso. Cada una tiene su regla de inicio.

QUÉ FECHA aplica al contribuyente. En la electrónica, cinco días desde la ENTREGA, no desde el envío. En el aviso del artículo 568, el día hábil siguiente a la publicación en el portal. En la personal, la fecha que consta al pie de la providencia.

EN QUÉ UNIDAD está el término. Los tres meses del artículo 707 para responder el requerimiento especial y los dos meses del artículo 720 para el recurso de reconsideración son MESES, de fecha a fecha. Otros términos del procedimiento van en días hábiles. Mezclar las unidades es el error más caro.

Y SI HAY ALGUNA CAUSAL que desplace el inicio: fallo técnico informado dentro de los tres días, notificación a dirección distinta de la del RUT, o corrección de la notificación.

Dos hábitos que previenen casi todo: registrar la fecha de entrega en el momento en que llega el acto, y mantener el correo del RUT actualizado y revisado, porque desde que se informa esa dirección todos los actos posteriores llegan por ahí hasta que se informe expresamente el cambio.