Información exógena: quién reporta y qué se cruza

El artículo 631 del Estatuto Tributario, en la versión de la Ley 1607 de 2012, enumera en literales la información que puede solicitarse. Vale la pena leer la lista completa porque explica el diseño del sistema.

Los SOCIOS Y ACCIONISTAS con su NIT, el valor de sus acciones, aportes y demás derechos sociales, y las participaciones o dividendos pagados o abonados en calidad de exigibles.

Las personas a quienes se les PRACTICÓ RETENCIÓN, con concepto, valor del pago sujeto a retención y valor retenido; y, en sentido inverso, quienes le practicaron retención al informante, con concepto, valor y ciudad.

Los BENEFICIARIOS DE PAGOS que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos, cuando el valor acumulado supere el tope que fije la norma, con indicación del concepto, la retención practicada y el impuesto descontable.

Las personas DE QUIENES SE RECIBIERON INGRESOS por encima del tope, con concepto e IVA liquidado cuando fuere el caso; y los ingresos recibidos para terceros.

Los ACREEDORES por pasivos de cualquier índole y los DEUDORES por créditos activos, con sus valores.

Los ACTIVOS FIJOS adquiridos en el año por encima del tope, con valor patrimonial y costo fiscal; la discriminación de las partidas de los formularios; y el valor global de ventas por establecimiento.

Los valores en pesos que aún figuran en el texto del artículo provienen de decretos antiguos y se sustituyen cada año: los que aplican son los de la resolución vigente.

El artículo 631 no obliga por sí solo: habilita. La obligación concreta nace de una resolución.

El parágrafo 1 lo dice con precisión: la solicitud de información se formulará mediante resolución del Director de Impuestos Nacionales, en la cual se establecerán, de manera general, los GRUPOS O SECTORES de personas o entidades que deben suministrar la información requerida para cada grupo o sector, LOS PLAZOS para su entrega —que no podrán ser inferiores a dos meses— y los lugares a donde deberá enviarse.

El artículo 631-3 confirma el reparto de competencias: el Director General de la DIAN señalará las especificaciones de la información con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes.

Y el parágrafo 3 del artículo 631 impone un plazo de antelación técnica: el contenido y las características técnicas de los medios electrónicos serán definidos por la DIAN por lo menos con DOS MESES DE ANTERIORIDAD al último día del año gravable anterior a aquel al cual se solicita la información.

De ahí la rutina que conviene tener: revisar cada año la resolución vigente para verificar dos cosas —si se está dentro de los grupos obligados, según los topes de ingresos y patrimonio que fije— y qué formatos corresponden. Los topes cambian, y quedar dentro un año no significa quedar dentro el siguiente.

El valor del sistema está en que la misma operación se reporta desde los dos lados.

La empresa A reporta que pagó una suma a B, con el concepto y la retención practicada. B reporta que recibió ingresos de A. Si las dos cifras coinciden, no pasa nada. Si no coinciden, hay una diferencia que explicar.

Eso convierte la exógena en la principal fuente de requerimientos, y explica un fenómeno que sorprende a muchos contribuyentes pequeños: recibir una carta por una diferencia en un ingreso que nunca declararon, detectada porque alguien más lo reportó.

Los literales del artículo 631 están construidos precisamente para permitir ese contraste: retenciones practicadas frente a retenciones sufridas, pagos frente a ingresos, acreedores frente a deudores.

El artículo 684 respalda todo el conjunto con las amplias facultades de fiscalización e investigación de la administración.

La consecuencia práctica para quien reporta es que la exactitud importa por partida doble: un error propio no solo expone a la sanción del artículo 651, sino que genera una diferencia en la declaración de un tercero que no cometió ningún error.

Y para quien no está obligado a reportar: aunque no reporte, aparece en los reportes de otros. Estar fuera de la obligación no significa estar fuera del cruce.

El literal n del artículo 631, adicionado por la Ley 1819 de 2016, extendió el reporte a la identidad de quien está detrás de las estructuras.

Las sociedades colombianas que sean subsidiarias o filiales de sociedades nacionales o del exterior, los establecimientos permanentes de empresas del exterior, los patrimonios autónomos y los fondos de inversión colectiva deben identificar a sus beneficiarios efectivos en los términos del artículo 631-5 y suministrar sus nombres y apellidos, fecha de nacimiento, número de identificación tributaria del exterior donde tienen su residencia fiscal si existe, participación en el capital, país de residencia fiscal y país del que son nacionales.

Se exceptúan las sociedades nacionales listadas en la Bolsa de Valores de Colombia y los fondos y patrimonios autónomos cuyas participaciones sean valores listados en ella.

El artículo 631-5, en la versión de la Ley 2155 de 2021, define beneficiario final como la persona natural que finalmente posee o controla, directa o indirectamente, a un cliente, e incluye a quien ejerza el control efectivo o final sobre una persona jurídica o estructura sin personería. Para las personas jurídicas fija el criterio del cinco por ciento del capital, los derechos de voto o el beneficio en activos, rendimientos o utilidades; y, en su defecto, el control por cualquier otro medio o el representante legal.

El artículo 631-4 añade el intercambio AUTOMÁTICO de información con otras jurisdicciones, cuya inobservancia se sanciona conforme al artículo 651.

El reporte se prepara bien durante el año, no en la semana del vencimiento.

VERIFICAR LA OBLIGACIÓN al comienzo del año, contra la resolución vigente y con los datos de ingresos y patrimonio del año anterior. Es una comprobación de media hora que decide todo el trabajo posterior.

IDENTIFICAR LOS FORMATOS que corresponden al grupo en que se queda, porque no todos los obligados reportan lo mismo.

CONCILIAR DURANTE EL AÑO la contabilidad con lo que va a reportarse, en lugar de reconstruirlo al final. Los terceros sin NIT correcto, los conceptos mal clasificados y las retenciones sin certificado son los tres problemas que aparecen siempre y los tres se resuelven mejor en caliente.

CONTRASTAR CON LO RECIBIDO: los certificados de retención que se tienen deben coincidir con lo que los proveedores y clientes van a reportar.

Y CORREGIR ANTES DEL VENCIMIENTO si aparece un error, porque el parágrafo 1 del artículo 651 dispone que las correcciones realizadas antes del vencimiento del plazo para presentar no son objeto de sanción.

Esa última regla es la más valiosa del capítulo y la menos usada: hay una ventana en la que equivocarse no cuesta nada.