Honorarios y servicios: cómo declara un independiente

El artículo 103 del Estatuto Tributario define las rentas exclusivas de trabajo como las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales.

La expresión que abre el alcance es la última: «en general, las compensaciones por servicios personales». Cubre lo que se recibe por poner el trabajo propio, con contrato laboral o sin él.

De ahí que los honorarios de un profesional independiente sean, en principio, renta de trabajo. No hace falta relación laboral para que lo sean.

Pero la cédula general agrupa desde la Ley 2010 de 2019 las rentas de trabajo, las de capital y las no laborales, y dentro de esa agrupación la subclasificación sigue importando: es la que decide si se accede a la renta exenta del 25 % y si se pueden restar costos.

El criterio práctico que ha decantado la aplicación de la norma mira si quien presta el servicio incurre en costos y gastos significativos y si contrata a otras personas para prestarlo.

El numeral 4 del artículo 336 del Estatuto Tributario permite restar los costos y gastos en las rentas no laborales y de capital, y extiende esa posibilidad a las rentas de trabajo que NO provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria.

Pero con una condición expresa: en ese caso los contribuyentes deberán optar entre restar los costos y gastos procedentes, o la renta exenta prevista en el numeral 10 del artículo 206, conforme a lo dispuesto en el parágrafo 5 del mismo artículo.

Una cosa o la otra. No se acumulan.

El cálculo para decidir es directo. La renta exenta del 25 % se aplica sobre el ingreso ya depurado y está limitada anualmente a 790 UVT, además de competir dentro del límite conjunto del 40 %. Los costos reales se restan por su valor, sin ese tope, siempre que cumplan los requisitos del artículo 107 y estén soportados conforme al artículo 771-2.

Para un independiente que compra insumos, paga arriendo de local, subcontrata o tiene equipos, los costos reales suelen superar con holgura el 25 %. Para uno cuyo trabajo es esencialmente su tiempo, el 25 % suele ganar porque no exige soportar gasto alguno.

El artículo 392 del Estatuto Tributario somete a retención los honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos, con tarifas que dependen del concepto y de si el beneficiario es o no declarante de renta.

Además existe la posibilidad de que a un independiente con rentas de trabajo se le aplique la tabla del artículo 383, con la depuración del artículo 388, cuando se cumplen las condiciones que la norma prevé. La diferencia entre una y otra vía es sustancial: la tabla del 383 permite depurar la base con deducciones y rentas exentas antes de retener; la tarifa plana del 392 no.

De ahí que a muchos independientes les retengan bastante más de lo que finalmente resulta ser su impuesto: nadie descontó sus aportes obligatorios, sus dependientes ni sus costos durante el año.

Esa diferencia se recupera al declarar, como saldo a favor. Y para quien no está obligado a declarar es una de las razones típicas para hacerlo voluntariamente por el artículo 6, porque sin declarar la retención practicada se queda como impuesto definitivo.

Para acreditarla hace falta el certificado del artículo 381, que se expide a SOLICITUD del beneficiario: hay que pedírselo a cada pagador.

Un independiente paga él solo la totalidad de la cotización a salud y pensión, tanto la parte que en un asalariado corresponde al trabajador como la del empleador.

Esos aportes obligatorios conservan su calificación de ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional por los artículos 55 y 56 del Estatuto Tributario. La naturaleza del aporte no cambia porque cambie quién lo paga.

Y su ubicación en la depuración es la que los hace valiosos: se restan en el numeral 2 del artículo 336, ANTES del límite del 40 %, de modo que no compiten por el tope con la renta exenta del 25 % ni con las deducciones.

La diferencia práctica con el asalariado está en el mecanismo: al asalariado se los descuenta el empleador y quedan fuera de la base de retención automáticamente; el independiente los paga por su cuenta y, para que el agente retenedor los tenga en cuenta, debe informarlos y soportarlos.

Se acreditan con las planillas de pago, no con un certificado laboral que no existe.

Cuatro cosas resuelven la declaración de un independiente y las cuatro se preparan durante el año, no en agosto.

Los certificados de retención de TODOS los pagadores. El artículo 381 los expide a solicitud, así que hay que pedirlos uno por uno. Es el error más caro por omisión: una retención no descontada es impuesto pagado dos veces.

Las facturas de los costos, si se va a optar por restarlos. El artículo 771-2 condiciona la procedencia de costos y deducciones a que estén soportados en facturas o documentos equivalentes con el lleno de los requisitos. Un gasto real sin factura válida no resta.

Las planillas de aportes a seguridad social del año completo.

Y el cálculo comparativo entre las dos opciones del numeral 4 del artículo 336, hecho con las cifras del año que se declara. No conviene decidir por costumbre: la estructura de costos de un independiente cambia de un año a otro.