Formato de cuenta de cobro en Excel
Con las fórmulas ya escritas: escribes cantidad y valor unitario, y el subtotal, la retención y el total a pagar se calculan solos.
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Una hoja de cálculo con cinco líneas de servicio, el subtotal, la retención y el total a pagar ya enlazados. Reemplazas los datos y el archivo hace las cuentas.
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Si es un solo servicio y un solo valor, el generador te la entrega armada, con el valor en letras escrito. La bajas en PDF, en Word o en esta misma hoja de cálculo.
Abrir el generador
El archivo se descarga como .xls. Excel y LibreOffice Calc lo
abren directo; en Google Sheets lo subes a Drive y lo abres con Hojas de
cálculo. Revisado el 9 de septiembre de 2026.
Las cuatro fórmulas que ya vienen escritas
Es lo único que justifica hacer una cuenta de cobro en Excel en vez de en Word. Si vas a escribir el total a mano, te sirve más la plantilla en Word, que sale mejor impresa.
- Total de cada línea: cantidad por valor unitario, en las cinco filas de servicios.
- Subtotal: la suma de esas cinco líneas.
- Retención en la fuente: el subtotal por la tarifa que escribas en su casilla.
- Total a pagar: el subtotal menos las dos retenciones.
Las fórmulas están escritas solo con sumas y multiplicaciones, sin funciones. Los nombres de las funciones cambian según el idioma del programa, y una hoja que abre con error en el Excel de tu cliente no sirve de nada.
La casilla de la retención va en cero
No es un olvido. En la cuenta de cobro se escribe el valor bruto del servicio: la retención la practica tu cliente al pagarte y queda en su comprobante de egreso, no en tu documento. Llena esa casilla solo si tu cliente te pidió ver el neto estimado.
La de ICA queda en cero por otra razón: la tarifa la fija cada municipio por acuerdo, así que no hay un número que sirva para todo el país.
Hasta cuándo te sirve esta plantilla
Mientras no seas responsable de IVA. El parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario deja por fuera del registro a quien tenga ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso, entre otras condiciones. Con el UVT de 2026 son $183.309.000.
Al pasar ese tope te registras como responsable de IVA y empiezas a facturar electrónicamente. Ahí la cuenta de cobro deja de servirte, en Excel y en cualquier formato.
Preguntas frecuentes
¿La cuenta de cobro en Excel tiene validez?
Sí. La cuenta de cobro no tiene formato oficial ni requiere autorización de la DIAN: el artículo 616-2 del Estatuto Tributario es el que dice que quien no está obligado a facturar no expide factura. Lo que la hace válida son los datos completos de las partes, el concepto, el valor y la fecha, no el programa en el que la hiciste.
¿Las fórmulas ya vienen escritas?
Sí. El total de cada línea, el subtotal, la retención y el total a pagar se calculan solos. Solo escribes la cantidad y el valor unitario de cada servicio.
¿Se abre en Google Sheets y en LibreOffice?
Sí. El archivo se descarga como .xls, que Excel, LibreOffice Calc y Google Sheets abren y editan. En Google Sheets se sube a Drive y se abre con Hojas de cálculo.
¿Le pongo la retención en la fuente?
Por regla general no. En la cuenta de cobro se escribe el valor bruto: la retención la practica tu cliente al pagarte y queda en su comprobante de egreso. La plantilla trae la casilla de la tarifa en cero por eso, y la llenas solo si tu cliente te pide ver el neto.
¿Hasta cuánto puedo cobrar con cuenta de cobro?
Mientras no seas responsable de IVA. El parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario fija ese límite en 3.500 UVT de ingresos brutos del año. Al pasarlo tienes que registrarte como responsable y facturar electrónicamente.
¿Mi cliente necesita algo más para pagarme?
Tu cliente genera el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN implementó en el sistema de facturación electrónica. Ese documento lo hace él, no tú; a ti te suele pedir el RUT y la cuenta bancaria.
- Estatuto Tributario, artículo 616-2, sobre los casos en los que no se requiere expedir factura, y artículo 437, parágrafo 3, modificado por el artículo 4 de la Ley 2010 de 2019, que fija en 3.500 UVT el tope para no registrarse como responsable de IVA. Texto en el Senado de la República.
- DIAN, Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021, que implementó el documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura, que es el que genera tu cliente. Ficha en la DIAN.
- DIAN, Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025, que fijó el UVT de 2026 en $52.374. Texto de la resolución.
Consultadas el 9 de septiembre de 2026.