Cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso

No existe un formato oficial de cuenta de cobro. No hay una resolución de la DIAN que diga cómo debe verse, y por eso circulan tantas plantillas distintas. Lo que sí existe es una costumbre bastante uniforme, y una lista de datos que si te faltan hacen que el área de pagos te devuelva el documento.

Los datos que no pueden faltar

Tus datos

• Nombres y apellidos completos, como aparecen en tu documento.
• Número de cédula o NIT.
• Dirección, teléfono y correo.

Los datos de quien te paga

• Razón social completa.
• NIT con dígito de verificación.

Los datos del cobro

• Ciudad y fecha de expedición.
• Un número consecutivo.
• Descripción clara del servicio prestado y el periodo que cubre.
• Valor en números y en letras.
• Tus datos bancarios: banco, tipo de cuenta y número.

El número consecutivo: no lo exige la ley, pero póngalo

Ninguna norma obliga a numerar las cuentas de cobro. Aun así conviene hacerlo, por dos razones muy prácticas. La primera es que casi todas las entidades públicas y muchas empresas grandes lo piden, y sin número te devuelven el documento. La segunda es que cuando llegue la declaración de renta vas a necesitar reconstruir todo lo que cobraste en el año, y una numeración corrida hace esa tarea trivial.

La regla es simple: una sola secuencia, sin saltos, sin repetir. Si emites la número 14, la siguiente es la 15, aunque sea para otro cliente.

Qué NO lleva una cuenta de cobro

• IVA. Si no eres responsable de IVA, no lo cobras. Si ya lo eres, no puedes usar cuenta de cobro.
• Resolución de facturación. Eso es de las facturas.
• La retención. Se cobra el valor bruto del servicio; la retención la practica tu cliente al pagarte, y aparece en su comprobante de egreso, no en tu cuenta de cobro.

Este último punto confunde a mucha gente. Si tu servicio vale $3.000.000, en la cuenta de cobro escribes $3.000.000. Tu cliente te va a consignar menos porque retiene, pero eso no cambia lo que dice el documento. Puedes calcular cuánto te van a consignar aquí.

La firma

Tampoco la exige una norma, pero en la práctica casi todas las áreas de pagos la piden. Firma digitalizada o firma sobre el PDF: cualquiera de las dos funciona en la mayoría de los casos.

Los errores que hacen que te la devuelvan

1. El NIT del cliente mal escrito o sin dígito de verificación.
2. El valor en números y en letras que no coinciden.
3. Descripción vaga: «servicios profesionales» sin decir cuáles ni de qué periodo.
4. Datos bancarios de una cuenta que no está a tu nombre.
5. Falta el número consecutivo cuando la entidad lo exige.

Guarda una copia

Guarda todas tus cuentas de cobro, con su soporte de pago. Las vas a necesitar para la declaración de renta, y si alguna vez la DIAN te pregunta por un ingreso, ese archivo es tu respuesta. La recomendación general es conservarlas al menos cinco años.